لابی جلویی یک شرکت اولین برداشت و یک نقطه بازرسی امنیتی حیاتی است. با این حال، بسیاری از سازمانها هنوز به سیستمهای مدیریت بازدیدکننده قدیمی و ناکارآمد تکیه میکنند. از دفترچههای یادداشت کاغذی تا راهحلهای دیجیتال ابتدایی، شکافهای امنیتی و گلوگاههای عملیاتی همچنان وجود دارند. زمان آن رسیده است که تجربه بازدیدکننده خود را ارتقا دهید و دفاعهای سازمان خود را با یک راهحل جامع و یکپارچه مدیریت بازدیدکننده تقویت کنید.
1. اعطای دسترسی به بازدیدکننده بدون بررسیهای قبلی یا پسزمینه
کارمندان هویتهای شناختهشدهای در یک سازمان هستند و احتمالاً قبل از استخدام و اعطای دسترسی به برخی مناطق ساختمان، از چندین بررسی و تأیید عبور میکنند. اما در مورد بازدیدکنندگان که ناشناخته هستند و خطراتی را به همراه دارند چه؟ اگر استراتژی مدیریت بازدیدکننده شما به اندازه کافی پیشرفته نباشد که شامل بررسیهای لازم و پسزمینه برای این افراد باشد، امنیت شما به خطر میافتد.
راهحلهای مدیریت بازدیدکننده HID میتوانند اطلاعات یک بازدیدکننده پیشثبتنام شده یا ورودی را با فهرستهای ملی و محلی، ثبتنامهای مجرمان جنسی و پایگاههای داده داخلی بررسی کنند. این بررسیها همچنین میتوانند به گونهای پیکربندی شوند که جریانهای کاری اضافی را فعال کنند، مانند ارسال خودکار درخواستهای ایمیلی به پرسنل یا بخشهای مربوطه برای تأیید یا رد بازدید اگر شناسه یک بازدیدکننده با فهرست افراد پرخطر مطابقت داشته باشد.
2. صدور نشانهای بازدیدکننده “دسترسی کامل” بدون محدودیت
لابیهای جلویی میتوانند محیطهای استرسزایی باشند. به منظور کاهش این وضعیت، سازمانها معمولاً نشانهای بازدیدکننده “دسترسی کامل” را بدون محدودیت صادر میکنند. این احتمالاً به منظور سهولت در فرآیندها و زمان یا به این دلیل است که سازمانها راهحلی به اندازه کافی پیشرفته برای اعطای دسترسی خاص یا به سادگی صدور برچسبهای نام ندارند.
یک راهحل مدیریت بازدیدکننده که با سیستم کنترل دسترسی سازمان شما یکپارچه شده باشد به این معنی است که میتوانید به مناطق خاص ساختمان دسترسی بدهید و از صدور نشانهای بدون محدودیت که در صورت نگهداری یا گم شدن توسط بازدیدکننده خطر امنیتی بزرگی را به همراه دارد، اجتناب کنید. همچنین میتوانید از کدهای QR موبایل یا کارتهای شناسایی الکترونیکی استفاده کنید اگر ترجیح میدهید، که میتوانند از طریق ایمیل به بازدیدکنندگان ارسال شده و در طول بازدیدشان در گیتها اسکن شوند.
3. شفافیت کم در اقدامات بازدیدکننده و بینش در تهدیدات امنیتی
دانش محدود از دادههای بازدیدکننده خارج از یک دفترچه یادداشت یا صفحهگسترده منجر به کمبود اطلاعات امنیتی میشود و خطرات شناسایینشدهای را معرفی میکند. علاوه بر این، فرآیندهای جایگزین برای شناسایی این خطرات به جای اینکه در یک سازمان استاندارد شوند، به صورت جزیرهای عمل میکنند.
اغلب تصور میشود که داشتن بینش نسبت به دادههای بازدیدکنندگان فراتر از تاریخ و زمان ورود تنها با فناوریهای پیچیده و گرانقیمت قابل دستیابی است که تنها برای سازمانهای بزرگ واقعگرایانه است. حقیقت این است که جمعآوری دادههای قابل استفاده و تأثیرگذار بازدیدکنندگان یک واقعیت قابل دستیابی برای تمام سازمانها است با توجه به دامنه راهحلهای موجود — از راهحلهای مقرون به صرفه و آسان برای پیادهسازی مانند EasyLobby تا راهحلهای بسیار مقیاسپذیر و تخصصی مانند HID Visitor Manager یا HID SAFE Visitor Manager.
4. حسابرسی، گزارشدهی و انطباق دشوار
برای بسیاری از سازمانها، تهیه گزارشهای دسترسی برای اهداف نظارتی یا موردی یک کار بزرگ و دلهرهآور است. این تنها امنیت فیزیکی را بیشتر مختل میکند زیرا شامل فرآیندهای دستی طولانی است که مستعد خطاهای انسانی و نادرستیها هستند. اگر حسابرسیها یا گزارشدهی عمومی انجام نشود، خطرات بالقوه و الگوهای غیرمعمول ممکن است نادیده گرفته شوند.
با راهحلهای مدیریت بازدیدکنندگان HID، سازمانها میتوانند مسیرهای حسابرسی را در کنار گزارشدهی هوشمند و مداوم برای حسابرسی آسان و دسترسی به گزارشها بر اساس زمان، مکان و عوامل دیگر حفظ کنند. در صورت بروز اضطراری، پذیرشکنندگان میتوانند تمام بازدیدکنندگان ثبتنام شده را با دستورالعملها مطلع کرده و گزارشی شامل تمام بازدیدکنندگان حاضر در محل را در عرض چند ثانیه بازیابی کنند و اطمینان حاصل کنند که همه تخلیه میشوند.
5. عدم امنیت دادهها
استفاده از دفترچههای ثبتنام با قلم و کاغذ احتمال جعل و نقض دادهها را افزایش میدهد، زیرا تمام دادهها (یا عدم وجود آن) برای همه قابل مشاهده است. از سوی دیگر، یک راهحل مدیریت بازدیدکنندگان که دادهها را بهصورت دیجیتال ثبت و ذخیره میکند، این امکان را میدهد که دادهها از هر جایی و در هر زمانی بازیابی شوند — یک نیاز حیاتی در طول یک حسابرسی یا اضطراری. این به سوابق بازدیدکنندگان شما هوش امنیتی میدهد تا در سطح سازمانی عمل کند.
6. فرآیندهای دستی مستعد خطای انسانی
فرآیندهای دستی بیشماری بهطور اجتنابناپذیری احتمال اشتباهات را افزایش میدهند. اما وقتی پذیرشکنندگان یا کارکنان امنیتی با سایر وظایفی که نیاز به توجه فوری آنها دارند — مانند برخورد با بازدیدکنندگان — مواجه میشوند، خطر افزایش مییابد و وظایف اداری اغلب ناتمام یا بهطور نادرست انجام میشوند. این خطاهای انسانی خط مقدم دفاع یک سازمان را به خطر میاندازند.
به همین دلیل، اتوماسیون کلیدی است. پیادهسازی یک راهحل مدیریت بازدیدکنندگان، پیشثبتنام، غربالگری، هشدارها، بررسیهای شناسایی، جریانهای تأیید و موارد دیگر را خودکار و ساده میکند. این نه تنها تلاش دستی، تکرار و خطاها را کاهش میدهد، بلکه استراتژی پاسخ اضطراری یک سازمان را تقویت میکند.
7. عدم یکپارچگی بین سیستمهای داخلی کسبوکار و لابی دیجیتال
امنیت زمانی به خطر میافتد که بین سیستمهای امنیتی و سایر سیستمها در سازمان شما ارتباطی وجود نداشته باشد. برای رویکردی روان که پوشش کاملی را فراهم میکند، از لابی جلویی خود به عنوان یک گسترش از کسب و کار و استراتژی امنیتی خود استفاده کنید. راهحلهای مدیریت بازدیدکننده HID به طور یکپارچه با منابع داده مختلف — مانند PACS، دایرکتوریها، منابع انسانی، پایگاههای داده IT، بخشهای امنیت فیزیکی، برنامههای تقویم، لیستهای خارجی و بیشتر — ادغام میشوند تا رویکردی فیزیکی و دیجیتالی یکپارچه به امنیت ایجاد کنند.
نیتین پاریهار بیش از ۱۲ سال تجربه در زمینههای مدیریت هویت و دسترسی دارد. در شش سال گذشته، نیتین رهبری مدیریت محصول و بازاریابی محصول برای محصولات مدیر بازدیدکننده HID و PIAM را بر عهده داشته است. قبل از پیوستن به HID، او تیمی را که محصولات IAM را در تامسون رویترز مدیریت میکرد، رهبری کرد. او در فرمنت، کالیفرنیا مستقر است.