کاهش ریسک و بهینهسازی ایمنی در ذهن سازمانها در تمام صنایع قرار دارد. اگرچه احتمالاً این موضوع را در بیانیه مأموریت یک شرکت نخواهید خواند، معتبرترین آنها درک میکنند که ایمنی و امنیت باید در قلب تمام عملیات قرار داشته باشد. صرفنظر از وضعیت یا عنوان، چه شما یک کارمند، پیمانکار یا مشتری VIP باشید، مردم حق دارند احساس امنیت، راحتی و اعتماد به نفس کنند و بدانند که رفاه آنها در اولویت است. یکی از جنبههای مهم امنیت در محل کار ناشی از استخدام کارکنان امنیتی واجد شرایط است. علاوه بر این، با سیستمها و فرآیندهای مدیریت بازدیدکننده مناسب، مدیریت ترافیک بازدیدکنندگان میتواند حتی مؤثرتر و کمتر ترسناک باشد.
مدیریت بازدیدکننده برای بهینهسازی امنیت
به طور کلی، مدیریت بازدیدکننده یک روش دیرینه است که ثابت شده برای کاهش ریسک مؤثر است و هدف آن همراستایی فرآیندهای داخلی با معرفیهای خارجی است. صرفنظر از اینکه یک نهاد چه مدت در حال فعالیت بوده، اندازه، سودآوری و غیره آن چقدر بزرگ باشد، معمولاً نوعی رویه مدیریت بازدیدکننده در دسترس است. شاید این به سادگی رسیدگی به ثبتنام در صدای زنگ ورودی یا درخواست از کارمندان برای خوشامدگویی به مهمانان مورد انتظار در لابی باشد. صرفنظر از پیچیدگی، این تلاشهای ساده برای کمک به حفظ امنیت کسبوکار و کارمندان آن انجام میشود در حالی که تجربهای خوشایند برای مهمانان فراهم میکند. برای سازمانهایی که به دنبال مقیاس واقعی و اطمینان از اینکه شیوههای امنیتی آنها در میان بهترینها قرار دارد، شیوههای مدیریت بازدیدکننده میتواند به سرعت از یک دارایی “خوب برای داشتن” به یک ضرورت کاهش ریسک تبدیل شود.
سیستم مدیریت بازدیدکننده چیست؟
به طور بنیادی، یک سیستم مدیریت بازدیدکننده مجموعهای از شیوهها است که توسط یک شرکت برای حفاظت از افراد و داراییهای خود در حالی که هویتهای مختلفی که وارد و خارج میشوند را پیگیری میکند، دنبال میشود. در دنیای امروز، سیستمهای متعددی برای مدیریت بازدیدکننده ارائه شده است، اما بیشتر آنها یک تم مشترک دارند. به طور رسمیتر، این یک فرآیند پیچیده برای پیگیری همه افرادی است که وارد دفتر یا ساختمان شما میشوند، که معمولاً با استفاده از فناوری انجام میشود. هویتهایی که در این زمینه به عنوان “مهمانان” یا “بازدیدکنندگان” شناخته میشوند میتوانند از یک مشتری، کارمند، مصاحبهشونده، پیمانکار، سیاستمدار با نفوذ یا حتی شوهر CEO که ناهار او را میآورد، متغیر باشند. اساساً، هر کسی که یک مدیر نیست به عنوان یک بازدیدکننده یا مهمان در نظر گرفته میشود و ما به ثبت و کنترل دسترسی به فضاهایی که ممکن است بروند، اهمیت میدهیم. بله، حتی یک کارمند تماموقت نیز به عنوان یک بازدیدکننده در نظر گرفته میشود و میتواند از مزایای یک سیستم مدیریت بازدیدکننده بهرهمند شود.
یکی از بزرگترین مزایای داشتن سیستم مدیریت بازدیدکنندگان مناسب (علاوه بر افزایش امنیت) افزایش کارایی برای همه افراد درگیر هنگام ورود یک بازدیدکننده به محل است. وقتی مهمانان میدانند که هنگام ورود چه انتظاری داشته باشند، پذیرشکنندگان میتوانند یک شناسه یا کد QR را اسکن کنند تا به سرعت ورودها را پردازش کنند و میزبانها وقتی مهمانشان میرسد، مطلع میشوند، همه میتوانند از استرس، ناامیدی و اتلاف وقت که ممکن است در غیر این صورت رخ دهد، جلوگیری کنند. سیستم مدیریت بازدیدکنندگان مناسب برای شرکت شما منجر به کاهش زمان بیکاری میشود و نباید امنیت یا کیفیت دادههای بازدیدکننده را قربانی کند.
به خاطر داشته باشید که سیستمهای مدیریت بازدیدکنندگان به گونهای طراحی شدهاند که بر اساس منافع برای فرآیندهای سازمانی، ردیابی و کاهش ریسک عمل کنند. به همین ترتیب، این شیوهها آرامش خاطر را برای همه افراد درگیر فراهم میکنند و به آنها اجازه میدهند بر روی نقشهای خود در سازمان تمرکز کنند.
مدیریت بازدیدکنندگان چگونه به یک سازمان کمک میکند؟
به طور کلی، سیستمهای مدیریت بازدیدکنندگان مانند آنهایی که توسط HID طراحی شدهاند، رویکردی پیشرفته به “مدیریت افراد” در محل کار ارائه میدهند. با مدل محل کار ترکیبی رایج، شرکتها ممکن است بخواهند بدانند چه کسی به محل میآید، چه کسی به صورت از راه دور متصل است و در نهایت اینکه میتوانند گزارشهایی درباره این اطلاعات (و بیشتر) با فشار یک دکمه تهیه کنند. در اینجا سایر روشهای حیاتی که یک سیستم مدیریت بازدیدکنندگان میتواند به سازمان شما کمک کند، آمده است:
- استفاده از شناسههای منحصر به فرد برای آسانتر کردن ردیابی بازدیدکنندگان (به عنوان مثال، آدرسهای ایمیل). خطر اشتباه در نامهای مشابه را کاهش دهید تا هیچ گونه ابهامی در مورد اینکه کسی کیست و نیتهای بازدیدش وجود نداشته باشد.
- پیشثبتنام به پذیرشکننده یا پرسنل امنیتی اجازه میدهد تا از قبل آماده شوند. شما میتوانید به طور قابل توجهی خطر کمبود نیروی انسانی (کمبود پرسنل در روزهای شلوغ) را کاهش دهید، زمانهای ورود سریعتری را تحت تأثیر قرار دهید و همراهان/برچسبهای بازدیدکننده را از قبل آماده کنید، علاوه بر اینکه هیچ ابهامی در مورد اینکه چه کسی را انتظار دارید وجود نخواهد داشت.
- سادهسازی عملیات روزانه و تأکید بر رضایت بازدیدکننده، مدیریت بازدیدکنندگان به تیم امنیتی شما کمک میکند تا با آگاهی از اینکه چه کسی در ساختمان است و به چه منظوری، وضعیت خود را حفظ کنند. کاهش تهدیدات امنیتی اولویت هر سازمانی است و مدیریت بازدیدکنندگان به اثبات رسیده است که به پر کردن خلاءهای ترافیک بالا کمک میکند.
- مدرنیزه کردن فرآیندهای امنیتی در کسب و کار شما. با معرفی چیزهایی مانند ایستگاههای ورود، کیوسکها، تبلتها و اسکنرهای شناسه، مدیریت بازدیدکنندگان استانداردهای شیوههای امنیتی شما را افزایش میدهد و همچنین این مفهوم را القا میکند که شما نوآور، سازگار و شایسته انجام کسب و کار هستید.
چگونه میتواند مدیریت بازدیدکنندگان HID امنیت سازمان شما را تقویت کند؟
با یک داشبورد زمان واقعی و گزارشهای خودکار که میتوانند به تناسب شما توزیع شوند. همچنین میتوانید جریانهای کار و تأییدهای ورود بازدیدکنندگان را بر اساس مکان یا نوع بازدیدکننده سفارشی کنید و همچنین دسترسی مناسب را برای هر بازدیدکننده، هر بار صادر کنید. به طور خلاصه، محصولات مدیریت بازدیدکنندگان HID بر اساس آنچه سازمانها بیشتر ارزش قائل هستند طراحی شده است: توانایی کاهش ریسک، ردیابی بدون خطای بازدیدکنندگان و سیستمی مطابق با قوانین که قابلیت مقیاسپذیری دارد.
با این حال، نمیتوان انکار کرد که داشتن درک قوی و مبتنی بر داده از اینکه چه کسی از دربهای دفتر شما عبور میکند، مزایای زیادی دارد، از ردیابی تا افزایش امنیت. آنچه این را بهتر میکند، دانستن این است که سیستم مدیریت بازدیدکنندگان شما با ایمنی، امنیت و سهولت در نظر گرفته شده است. ویژگیهای سیستمهای مدیریت بازدیدکنندگان HID باعث میشود تا تأثیرات ماندگاری بر روی بازدیدکنندگان بگذارید در حالی که به شما، منشی(ها) و تیم امنیتیتان این امکان را میدهد که با آمادگی و اعتماد به نفس پیش بروید.
آلی اسمیتزک مدیر بازاریابی محصول برای دو راهحل مدیریت بازدیدکنندگان HID — EasyLobby در محل و WorkforceID Visitor Manager مبتنی بر ابر است. آلی با تیمهای محصول، فروش، بازاریابی و ارتباطات همکاری میکند تا برنامههای موفق ورود به بازار را برای مجموعه محصولات هماهنگ کند. او با افتخار از دانشگاه ویسکانسین-وایتواتر با مدرک کارشناسی در بازاریابی، تأکید بر فروش حرفهای و فرعی در زبان اسپانیایی فارغالتحصیل شده است. تجربه او شامل پروژههای غیرانتفاعی محلی و جهانی، بازاریابی، فروش، لجستیک و مدیریت بازدیدکنندگان است.