سیستمهای سنتی مبتنی بر کاغذ به سرعت با جایگزینهای دیجیتال جایگزین میشوند و دفتر ثبت بازدیدکنندگان نیز از این قاعده مستثنی نیست. این موضوع تعجبآور نیست — به عنوان بخشی از یک راهحل مدیریت هویت و دسترسی (IAM) یک دفتر ثبت دیجیتال راهی بسیار امنتر، قویتر و فوریتر برای درک، نظارت و مدیریت افرادی است که در محل شما هستند. ما به بررسی برخی از مزایای اصلی نرمافزار بازدیدکننده دیجیتال خواهیم پرداخت و اینکه چگونه انتقال به یک سیستم مدیریت بازدیدکننده مبتنی بر ابر میتواند امنیت شما را تقویت کند و در عین حال به تجربهای دلپذیرتر برای بازدیدکنندگان منجر شود.
مشکلات با دفتر ثبت بازدیدکنندگان مبتنی بر کاغذ
سیستم مدیریت بازدیدکنندگان سنتی — کتابی که در پذیرش نگهداری میشود و بازدیدکنندگان در آن ثبتنام میکنند — دارای چندین ضعف است:
- مستعد خطای انسانی است. پذیرشچیها و بازدیدکنندگان فراموش میکنند که جزئیات را به یک سیستم مدیریت کاغذی اضافه کنند.
- برای حسابرسی مناسب نیست. یک دفتر ثبت کاغذی فقط ورود و خروج اولیه به محل را ثبت میکند؛ این سیستم مکان افراد را در آن زمان پیگیری نمیکند. همچنین اگر بخواهید جزئیات یک بازدیدکننده خاص یا یک روز خاص را پیدا کنید، دشوار است.
- ممکن است با مقررات حریم خصوصی مغایرت داشته باشد. قوانین و الزامات مانند GDPR، HIPAA و دیگران ممکن است نیاز داشته باشند که شما تمام اطلاعات، از جمله نامها و جزئیات تماس بازدیدکنندگان، را محرمانه نگه دارید.
- فشار و ناراحتی اضافی به تجربه بازدیدکننده اضافه میکند. ثبتنام در یک دفتر ثبت سنتی یک مرحله اضافی برای بازدیدکنندگان است. برای یک دانشگاه شلوغ، این میتواند به زمانهای انتظار اضافه کند؛ نداشتن تمام شناسایی یا جزئیات دیگر در دسترس میتواند برای بازدیدکنندگان ناامیدکننده باشد.
- منابع پرسنل را مصرف میکند. کارکنان پذیرش نیاز دارند زمان صرف کنند تا از افراد بخواهند ثبتنام کنند و از آنها بخواهند دوباره خارج شوند. بازدیدکنندگان نیز زمان خود را صرف ثبتنام در دفاتر میکنند به جای اینکه کار مفیدتری انجام دهند.
- راهنمایی اضافی به بازدیدکنندگان ارائه نمیدهد. یک سیستم الکترونیکی میتواند فرآیندهای پیشثبتنام، دعوت و ورود را خودکار کند. این سیستم اطلاعات مفیدی را در زمان و مکان مورد نیاز به بازدیدکنندگان شما ارائه میدهد، چه این اطلاعات راهنمایی به ساختمان باشد یا یادآوری در مورد سیاستهای بهداشت و ایمنی شرکت.
- همیشه بهروز نیست. این موضوع پیگیری تعداد بازدیدکنندگان یا آمادهسازی برای شرایط اضطراری را دشوار میکند.
- بازدیدها را به صورت جداگانه لیست میکند. هیچ امکانی برای برنامهریزی بازدیدها برای میزبانها یا دعوت از بازدیدکنندگان وجود ندارد. آنچه میبینید، لیستی از بازدیدکنندگان است که به ترتیب ورود، خدمت میشوند.
مزایای دفتر ثبت بازدیدکننده دیجیتال
ادغام با سیستمهای Badge و سایر سیستمهای IAM
قدرت واقعی نرمافزار مدیریت بازدیدکنندگان دیجیتال زمانی نمایان میشود که به عنوان بخشی از یک سیستم کلی IAM و سیستم مدیریت Badge استفاده شود. اتصال هویتهای تأیید شده به Badge ها به این معنی است که ردیابی و استفاده از بهترین شیوههای مدیریت Badge از طریق لاگهای دیجیتال شما آسان است. با استفاده از هویتهای تأیید شده، میتوانید بهترین شیوههای مورد استفاده برای مدیریت Badge دسترسی کارکنان را به بازدیدکنندگان و سایر دارندگان کارت موقت گسترش دهید. این امر مدیریت، گزارشدهی و کنترل مرکزی را به عنوان بخشی از یک راهحل جامع فراهم میکند.
ردیابی فوری مکان تمام بازدیدکنندگان
یک لاگ دیجیتال بهروزترین اطلاعات را در مورد اینکه بازدیدکنندگان در کجا در تأسیسات شما هستند، زمانی که با سیستم کنترل دسترسی فیزیکی شما ادغام شده است، ارائه میدهد. از زمانی که آنها برای اولین بار وارد ساختمان میشوند، تا ردیابی آنها از طریق درهایی که نیاز به دسترسی Badge دارند، تا زمانی که آنها خارج میشوند، شما همیشه از موقعیت آنها آگاه خواهید بود. این میتواند به موارد زیر کمک کند:
- سوابق قوی از بازدیدکنندگان و امنیت که نشان میدهد بازدیدکنندگان چه زمانی و کجا وارد و خارج شدهاند و چگونه با مکانها و تأسیسات در طول بازدید خود تعامل داشتهاند
- قابلیتهای قوی حسابرسی، بنابراین میتوانید نیازهای نظارتی، انطباق و امنیت را برآورده کنید
- گزارشدهی فوری از تعداد کل بازدیدکنندگان و بینشهای سفارشی، جستجوها و فیلتر کردن برای بازدیدکنندگان خاص، میزبانها، مکانها و سایر معیارها
امنیت Enhanced
یک لاگ دیجیتال به تیم امنیتی شما کمک میکند تا اطمینان حاصل کند که افراد فقط در زمان مناسب دسترسی مناسب دارند:
- غربالگری بازدیدکنندگان در ورود اولیه و اگر آنها سعی کنند به مناطق خاصی وارد شوند
- بررسی اینکه آیا بازدیدکنندگان به مناطق محدود وارد نمیشوند و اینکه آیا برای مکانهای خاص مجاز هستند
- شناسایی اینکه افراد چگونه از مناطق مختلف عبور میکنند و استفاده میکنند و اطمینان از اینکه قسمتهای حساس تأسیسات به درستی محافظت شدهاند
- دریافت اعلانها در صورت شناسایی الگوهای غیرمعمول رفتار در لاگها توسط الگوریتمها
- استفاده از اطلاعات لاگ برای افزودن، حذف یا تغییر فوری امتیازات بازدیدکنندگان بر روی یک Badge
- حفظ ایمنی کارکنان و بازدیدکنندگان
آمادگی برای شرایط اضطراری
یک راهحل مدیریت بازدیدکنندگان دیجیتال مبتنی بر مکان و بهروز به شما دسترسی به اطلاعات حیاتی در شرایط اضطراری میدهد. میتوانید برنامههای تخلیه و سایر تدابیر را برای موقعیتهای خاص طراحی کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام بازدیدکنندگان به درستی در صورت بروز فاجعه حساب شدهاند. همچنین میتوانید از لاگهای دیجیتال خود برای بررسی جریان بازدیدکنندگان در سراسر تأسیسات خود استفاده کنید و به مواردی مانند محدودیتهای اشغال یا استفاده از آسانسورها، پلهها و سایر نقاط دسترسی توجه کنید.
تجربه بهتر بازدیدکننده و بهرهوری
مدیریت نشان و ثبتنام دیجیتال بازدیدکنندگان میتواند به یک مزیت خالص برای کسبوکار، برند و محل شما تبدیل شود، نه یک مزاحمت. کیوسکهای خودخدمات سریع به بازدیدکنندگان اجازه میدهند تا خود را ثبتنام کنند، به هر سوال امنیتی لازم پاسخ دهند و میزبانان را مطلع کنند. این ثبتنامها سپس در دفتر ثبت دیجیتال ثبت میشوند و نشانها میتوانند برای مناطق خاص فعال شوند، تا تجربهای بیدردسر برای بازدیدکنندگان فراهم شود.
این امر تأثیر بهتری از برند ایجاد میکند و به پرسنل پذیرش شما این امکان را میدهد که خدمات ارزش افزودهای به بازدیدکنندگان ارائه دهند.
مدیریت بازدیدکنندگان Workforce ID یک فرآیند مدیریت بازدیدکننده یکپارچه و ساده را فراهم میکند
پذیرش جایی است که تجربه بازدیدکننده آغاز میشود — آنها را با یک فرآیند ورود امن، ساده و مؤثر تحت تأثیر قرار دهید. مدیر بازدیدکننده WorkforceID این کار را آسان میکند:
- خودکار کردن ثبتنام و کاهش زمان انتظار
- سفارشیسازی سوالات غربالگری بر اساس نیازهای امنیتی شما — ثبتنام را کوتاه و ساده نگه دارید یا نیاز به بررسیهای اضافی داشته باشید
- بدون تماس باشید و خطرات عفونت را در یک کیوسک بازدیدکننده خودخدمات کاهش دهید
- خودکار کردن و اجرای انطباق با دسترسی بازدیدکنندگان و ثبتنام مبتنی بر سیاست در تمام دفاتر
- سادهسازی حسابرسیهای انطباق
بیشتر درباره مدیر بازدیدکننده WorkforceID بیاموزید.
کیت کیم بیش از 15 سال تجربه در زمینه کنترل دسترسی و مدیریت بازدیدکنندگان دارد. در 5 سال گذشته، کیت رهبری بازاریابی محصول و مدیریت محصول را برای راهحلهای بازدیدکننده HID و محصول EasyLobby SVM ارائه داده است. پیش از پیوستن به HID، او تیم جهانی مسئول دسترسی کارت و پشتیبانی از لابی جلو را در محیطهای مختلف در Target Corporation رهبری کرده است. او در مینیاپولیس، MN مستقر است.